RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN MUTU 2010

NOTULEN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN MUTU

Hari/Tanggal    : Rabu, 25 Agustus 2010

Acara:

1.      Pembukaan

2.      Arahan Kepala Sekolah

3.      Pembahasan hasil Audit Internal oleh Pak Edy

4.      Pembacaan Doa

5.      Penutup

            Hasil Rapat:

Arahan Kepala Sekolah

·         Audit internal melihat secara mikro kegiatan/perbaikan selama enam bulan. Semua itu akan menjadi potret kegiatan selama satu tahun pelajaran.

·         Dalam tinjaun Manajemen Mutu ada yang akan dibahas berkaitan dengan upaya peningkatan pembelajaran di SMK Negeri 1 Palu, berkaitan dengan hal tersebut dihimbau kepada masing-masing pokja agar senantiasa melakukan proses berdasarkan sasaran mutu yang telah ada. Dan apabila ada menemukan kendala ditelusuri titik permasalahannya, carikan solusinya bilamana persoalan tersebut tidak dapat ditangani oleh pokja bersangkutan, segera dikemukakan dalam rapat-rapat umum atau pertemuan rutin ISO.

·         Kebijakan mutu masih relevan untuk kebutuhan jangka panjang, hanya saja ada hal penting yang harus dibudayakan didalam prosesnya yaitu kejujuran atau transparansi agar setiap proses dapat ter baca oleh semua pihak sehingga komunikasi dapat terjalin dengan sehat tanpa ada prasangka atau perasaan was-was dalam segala hal.

·         Sasaran Mutu  dapat menjangkau kebutuhan jangka panjang, asalkan step by step prosedur dilakukan sesuai dengan standar  operasional prosedur yang ada, dan apabila ditemukan ketidak sesuaian segera adakan peninjauan kembali sesuaikan dengan kenyataan pasar atau lingkungan yang ada.

·         Bagi Sasaran Mutu  yang sudah tercapai dengan target yang ditentukan, selayaknya di masa yang akan datang diperbaiki dalam artian targetnya ditingkatkan.

·         Dalam menjalankan ISO harus iklas  mulai dari membuat perencanaan, dalam pelaksanaannya, senantiasa dilakukan sungguh-sunggu dan terbuka mau bekerja sama dalam hal pengawasan melekat oleh pihak manajemen representative dan dapat memotret diri kita sendiri tidak saling menyalahkan tetapi saling mengingatkan.

·         Keberhasilan bukan hanya dibuktikan dengan kerja keras sendiri tetapi lebih mengutamakan kebersamaan dan sejauh mana tim dapat menduplikasi keberhasilan yang lebih mampu dan yang sudah mampu mau mengkader tim yang belum mampu atau yang baru yang masih harus banyak belajar. Pada intinya  bagi tim ISO yang lama agar dapat membantu tim ISO yang baru.

·         Temuan- temuan hasil audit yang dilakukan oleh tim auditor secepatnya diperbaiki oleh pihak auditee setelah dilaksanakan rapat  tinjauan manajemen

·         Sesuai dengan laporan auditor bahwa masih ada auditee yang belum di audit yaitu pokja penerimaan siswa baru  (PSB) hal ini disebabkan karena auditee belum siap,  oleh sebab itu hari ini disepakati hari senin akan dilakukan audit oleh  Bapak Aminuddin, Ibu Rosmina dan Ibu Ratna.

Bu Sakka, S.Pd.

·         Temuan yang dianggap signifikan di BK adalah tidak lengkapnya data dari pasangan sesama auditee di BK, pernyataan ini membuat konsultan penasaran dan menekan oknum yang bersangkutan membuat komitmen berupa surat pernyataan dan berjanji bekerja lebih baik untuk kelancaran pencapaian sasaran mutu yang ditentukan.

Salah satu solusiyang juga ditawarkan adalah dilakukan action  untuk memenuhi segala kekurangan yang ditemukan oleh tim auditor. Dibuatkan catatan untuk DQS, dapat dibantu oleh yang lain, kewenangan wakasek dapat melakukan penyegaran dengan berkoordinasi dengan top manajemen.

Bu Isramiwati,S.Pd / Waka Prasarana

·         Berdasarkan hasil rapat top manajemen bahwa kepala bengkel diaktipkan kembali mengingat sekolah kita adalah sekolah kejuruan, perlu ada ka.bengkel dimasing-masing jurusan yang bertugas mengimpentarisasi dan merawat barang inventaris yang ada. Cuma saya bingung apakah harus dibuatkan SOP tersendiri atau dimasukan dimasing-masing jurusan?.

·         Solusi dari Ibu Hj.Anayanthy:  bias  dimasukkan ke masing-masing jurusan dan dapat pula dimasukkan ke SOP sarpras diuraian tugas tapi apakah tidak overlep dengan jurusan, apa tidak sebaiknya mengangkat teknisi saja itu lebih dibutuhkan untuk menjaga dan merawat alat yang ada.

·         Tanggapan dari Ibu Dra. Nuraeni: dapat ditinjau kembali tugas kabengkel, karena tugasnya tidak terbatas pada mengumpulkan tapi paling tidak memilki kompetensi untuk dapat memperbaiki jika ada yang rusak.

·         Tanggapan dari Ibu  Dra.Hasnapati: kabengkel berada di bawah Waka Sarpras, kaprog di bawah kurikulum, oleh sebab itu sebaiknya kepala bengkel dimasukan di SOP sarpras karena ka.bengkel disamping merawat juga bertugas  menerima dan mencatat barang yang masuk.

·         Tanggapan dari Bapak Drs. Aminuddin: Hanya persoalan substansi, tak ada operlap asal sesuai garis komando; kabeng di bawah sarpras, Kaprog di bawah kurikulum

·         Solusi dari Bapak Edy Putrajati Aktivitas bengkel tetap di bawah sarpras.

·         Sebelum dituangkan dalam SOP perlu ada tim adhock  yang teridiri dari Waka Kur, Waka Sarpras, Ketua program dan Ka. Bengkel masing-masing jurusan untuk membicarakan mekanisme agar tidak terjadi overlep dimaksud.

Ibu Dra. Hj. Anayanty

·         Berdasarkan hasil audit kami bahwa di Tata Usaha tidak  ada program kerja sehingga tidak dapat ditentukan  pencapaian targetnya, dan belum ada pemerataan tugas hampir semua pekerjaan dikerjakan oleh satu orang ini berdampak negatif  kepada stikholder sekolah, seharusnya kepala tata usaha membuat program kerja dan pembagian tugasnya sehingga semua staff terlibat dan apa yang dibutuhkan oleh guru maupun siswa dapat terlayani dengan cepat dan baik. Yang paling patal tidak singronnya SOP dengan tugas sehari-hari, apakah SOP yang menyesuaikan atau siapa yang menyesuaikan.

Solusi Konsultan:

·         Pada prinsipnya tidak ada yang salah hanya saja  sistem  yang perlu diperbaiki demi kemajuan bersama, Perlu ada koordinasi dan kemauan kerja, berikan yang tebaik pada sekolah jangan menunggu tapi cobalah berbuat mulai dari diri sendiri sekarang jangan menunggu atau  tidak berbuat, kalau tidak mampu dikerjakan sendiri buatkan tim untuk memperkuat program kerja TU dengan Surat Keputusan Kepala Sekolah,  personalianya: bias dari Semua Waka, Semua Kaprog, KTU dan bendahara.

Yang paling penting staff  TU harus bisa menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkat agar jangan guru yang mengurus itu akibatnya tugas mengajar terabaikan karena kewajiban utama sekolah adalah memenuhi kebutuhan siswa, pelanggan utama bagi sekolah adalah siswa karena itu guru harus fokus mengajar dikelas jangan terlalu banyak disibukan dengan tugas lain-lain.

Kepala Sekolah:

Kenapa staf tata usaha belum diberdayakan  secara maksimal karena SDM nya masih lemah oleh sebab itu KTU perlu membuat pelatihan khusus  untuk staf tata usaha.

Ibu Dra. Nuraeni :

·         Dari hasil audit kami ada beberapa temuan salah satunya yaitu sistem pengadaan barang, sudah dari dulu ini menjadi keluhan kami tetapi sampai sekarang belum ada perubahan.Dan bendahara barang ampir tidak difungsikan seharusnya yang menerima barang itu adalah bendahara barang lalu ditulis kebuku induk.

Tanggapan dari Ibu Hasnapati:

Sepengetahuan saya barang datang dicatat oleh ka bengkel itulah sebabnya perlu ada

kabengkel itu.

Tanggapan dari Bapak Ketut Winaya:

Tentang pengadaan barang sudah ada aturannya dari walikota   kita berpedoman dari situ kalau tidak salah pertama dibuatkan request order duluatau permintaan barang  lengkap dengan spek barang yang diorder/ diminta, lalu diajukan ke top manajemen kalau disetujui baru diadakan penawararan kepada suplayer termurah dan berkualitas, barang datang diterima oleh recipe atau bendahara barang di tata usaha dan dibukukan kebuku induk, dari situ baru diserahkan ke ka.bengkel dilengkapi dengan bukti berupa dokumen barang.

Bapak Edy / Konsultan

·         Ini ada selembar kertas dari ibu waka humas / ibu surajida menyatakan bahwa ada temuan dari dunia usaha anak kita pulang tidak sepengetahuan HDR/Personalia  Hotel

Tanggapan Bapak Ketut Winaya/WMM:

Itu tidak dapat dikatakan temuan sebab anak masuk maupun pulang dari hotel tidak harus sepengetahuan HDR/Personnalia, mereka sudah punya schedule atau jadual dan untuk koordinasi biasanya ada supervisor atau atasannya langsung yang menghendel, siswa tidak mungkin bisa bertemu HDR setiap hari apalagi dihotel besar seperti Clarion.

Tanggapan Ibu Dra. Hanny Rohana:

Sebelumnya saya minta maaf, saya tidak mengerti kenapa kertas itu ada ditangan bapak Edy sebenarnya itu hanya catatan kami pokja prakerin  bukan untuk konsumsi umum.

Pak Ketut t Winaya/ WMM

Sehubungan dengan kepuasan pelanggan, hendaknya masing-masing pokja membuat laporan pertanggung jawaban sesuai dengan program kerja yang dibuat sehingga kita bisa memantau mana yang sudah dikerjakan mana yang belum. Pada waktu rapat orang tua siswa, ada yang mempertanyakan kegiatan osis dan penggunaan dana osis, mereka minta rincian kegiatan yang dilaksanakan disekolah RSBI ini dan pengalokasian dana yang terpakai, mereka tidak keberatan yang penting transparan

Solusi Pak Edy:     

Tidak ada yang salah setiap ada kegiatan memang perlu ada laporan pertanggung jawaban bukan hanya pertanggung jawaban keuangan termasuk pertanggung jawababan kegiatan yang dilakukan agar tidak muncul protes dari klayen. Berterima kasihlah  kepada orang tua yang perhatian terhgadap sekolah, contoh kepuasan pelanggan: RS Dr. Sutomo dan RSBi di Kaltim, Setiap melaksanakan kegiatan ada analisa sebagai kinerja ke depan, ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab seperti :

a.       Apakah  proses pelaksanaan lebih baik dari tahun sebelumnya.

b.      Apa kekurangan dari proses yang kita laksanakan?

c.       Buat laporan actionnya

d.      Targetnya berapa dan hasilnya bagaimana

e.       Apa yang direncanakan tidak tercapai, buat analisanya, perlu ada pencataan data.

f.       Status yang di[perbaiki: berapa temuan, perbaikan, dan efektif, termasuk kepuasan pelanggan >> usulan perbaikan ke depan.

Bu Ariani:

Terkait perbaikan ke depan: jangan ada penugasan yang tumpang tindih

Bu Sakka :

berhasil menangani 2 SOP adalah prestasi perlu dicontoh.

Pak Aminuddin:

sepakat dengan Bu Sakka: apapun namanya sekolah tetap penting, semua harus berjalan bersama, tanggung jawab, pasti akan dapat mengubah wajah sekolah termasuk penerimaan dan kelulusan.

Tanggapan Pak Edy:

Tanggung jawab adalah rohnya orang yang profesional keberhasilan ibu sakka menangani dua SOP adalah satu contoh positip disekolah ini. Ini perlu ditiru oleh yang lainnya.  Tentang tugas tumpang tindih yang disampaikan oleh ibu ariani memang tidak perlu terjadi karena tugas utama guru adalah mempersiapkan program pembelajaran dan mengajar dikelas kalau terlalu banyak tugas tambahan akan mempengaruhi pelayanan terhadap klayen/ pelanggan yaitu siswa. dan ingat yel,,,yel.

Penutup.

Kami seluruh manajemen dan karyawan SMK Negeri I Palu berkomitmen untuk senantiasa menyediakan layanan pendidikan yang bermutu prima dan bernilai tambah melalui penerapan sitem manajemen mutu yang selalu taat pada persyaratan pelanggan maupunperaturan yang berlaku, terutama dibidang pendidikan kejuruan.

Kami senantiasa mengupayakan peningkatan kepuasan pelanggan dan mitra kerja, agar kami meraih posisi terdepandalam kinerja, unggul dalam persaiangan domestic maupun global serta cekatan menyikapi segala tuntutan jaman.

Untuk mewujudkan etos kerja yang diharapkan dan sebagai upaya memberikan nilai bisnis yang sertategis kepada pelanggan dan mitra kerja, kami segenap manajemen dan karyawan senantiasa menerapkan system manajemen mutu yang mengacu pada standar internasional ISO 9001-2008 yang berlaku. Terus menerus meningkatkan kinerja organisasi disemua sector agar sepenuhnya tanggap dalam mensikapi harapan dan kebutuhan pelanggan, seperti dunia usaha/dunia industry,

orang tua murid/komite sekolah, dan lembaga-lembaga pemerintah maupun swasta. Dan senantiasa melakukan proses yang baik untuk menghasilkan output dan outcome yang optimal.

                                                                         Palu, 25 Agustus 2010

                  Disetujui Oleh,                                                Disiapkan oleh,

                  Kepala SMK Neg.I Palu                                Waka Manajemen Mutu

                Dra.Hj.Selvi Ladupa                                         I Ketut Winaya,S.Sos,M.Si

                Pembina. Tkt.I                                                   Penata Muda Tkt.I

                Nip.19600722 198803 2 003                             Nip.19700109 200701 1 021